发货单签收管理办法 8页

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  • 2022-04-29 14:36:48 发布

发货单签收管理办法

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'北京突破电气公司文件拟制/更改/审批单文件名称:《发货单签收管理办法》文件编号:公司字号拟制人:刘晓伶、由荔发放范围:网上发布、抄送外地办事处人员及各城市经理需会签部门:无审批人:财务总监提出日期:2011-09-28希望完成日期:201-09-30审批人:□√同意□无修改□不同意时间:□√已修改(请画√)发布时间:开始执行时间: 发货单签收管理办法公司字号2011年,第版1目的:确保公司发出货物安全到达客户,清晰公司货物资产状态,及时开出客户发票,加快应收账款周转,同时保证应收账款的准确性,制定本办法。2目标:2.1定期跟踪需要签收的发货单是否签收。2.2定期跟踪已经签收,有拒收的发货单是否办理了退货手续。2.3定期跟踪已经退货到客户退货在途库的是否已经收到实物。3操作流程:(签收流程图见附件1,操作指导书见附件2)客户部物流跟单员根据客户确认收货的验收单(各种体现客户收货的单据或客户签字的发货单)做U8发货单签收。3.1对于客户全部确认收货的单据,签收确认为“全部签收,没有拒收”3.2对于客户有拒收部分货物的情况,签收确认为“部分签收,有拒收”,对于拒收的货物直接根据发货单生成退货单:3.2.1拒收货物已经实际收到,退货仓库选择发货时的仓库或“不合格品库”,库房收货人按实际收到的货物,进行单据审核3.2.2拒收货物尚未实际收到:3.2.2.1退货仓库选择“在途退货库”,并保存审核单据3.2.2.2实际收到全部拒收货物时,签收实际收回数量,由客户服务部填写调拨单,部门为“客服部—物流组”,调出仓库为在途退货库,调入仓库为实际仓库。3.2.2.3实际收到部分货物,部分损失的情况时,,签收实际收回数量,由客户服务部填写调拨单,部门为“客服部—物流组”,调出仓库为在途退货库,调入仓库为实际仓库;对于损失的货物,填写“其他出库单”,出库类型为“运输损失,同时进行实际收货及损失货物的签收(变更)。3.2.2.4客服部负责对在途退货库进行管理,对其库存货物的收回负责,定期出具相应的报表。 1.1正常退货1.1.1对于实际已经收到货物的情况,根据退货申请单,填写U8退货单,仓库直接选择实际仓库,录入退货的品种和数量。1.1.2对于没有实际收到货物的情况:1.1.2.1根据退货申请及客户出具的退货单,填写U8退货单,仓库选择“在途退货库”,录入退货的品种和数量。1.1.2.2实际收到货物时,签收实际收回数量,由客户服务部填写调拨单,调出仓库为在途退货库,调入仓库为实际仓库。4由财务结算人员对发货单据的签收进行跟踪报表,对于未能及时按规定进行签收的财务有权给予每单10—100元的处罚。5此文件自2011年10月1日起执行。文件最终解释权为财务结算中心及财务总监。文件不完善或不明确的后续补充。北京突破电气有限公司2011-09-28 附件1:发货单签收流程图 发货签收流程描述1.重点监控内容:1.定期跟踪需要签收的发货单是否签收(是否有签收人和签收日期)2.定期跟踪已经签收,有拒收的发货单是否办理了退货手续(发货单列表拒收数量是否等于累计退货数量)3.定期跟踪已经退货到客户退货在途库的是否几经收到实物(发货单列表拒收数量是否等于收回数量2.单据设置方案2.1档案设置1.表体自定义项1(文本60字符)名称:签收状态定义档案:未签收;全部签收;部分拒收2.表体自定义项3(文本60字符)名称:是否完成定义档案:未完成,完成3.表体自定义项5(数值,小数0)名称:拒收数量4.表体自定义项6(数值,小数0)名称:收回数量5.表体自定义项11(文本,120)名称:原发货单号6.表体自定义项13(整型)名称:报损数量7.表头自定义项2(文本,20)名称:托运单号8.表头自定义项3(文本20字符,名称:计费方式档案与原出库类别重复,需要手工输入9.表头自定义项4(日期)名称:签收日期10.表头自定义项11(文本120字符)名称:退货类型增加定义档案:01签收损失,02正常退货11.表头自定义项16(数字,小数2位)名称:运费 2.2单据设置:发货单:表头自定义项2:托运单号(手工输入)表头自定义项3:计费方式(手工输入)表头自定义项4:签收日期(手工输入)表头自定义项16:运费(手工输入)表体自定义项1:签收状态(默认值:未签收)表体自定义项3:是否完成(默认值:未完成)表体自定义项5:拒收数量(默认值:0)表体自定义项6:收回数量(默认值:0)表体自定义项13:报损数量(默认值:0)退货单:表头自定义项11:退货类型调拨单:表体自定义项11:原发货单号(手工输入)其他出库单:表体自定义项11:原发货单号(手工输入)3.流程图4.重点操作步骤描述4.1发货部分填写发货单流程与原流程一致,表体上增加了自定义项内容1.签收状态:自动带出未签收,2.是否完成:自动带出未完成,3.拒收数量=0,4.收回数量=05.损失数量=0 填写流程与以前一样,新增加的自定义项内容在第一次填写时不用填写4.2签收部分发货流程与原流程一致,收到客户的签收回执后在系统中变更对应的发货单(此时发货单已经审核出库,不能弃审修改,只能变更)签收分情况处理:第一种:全部签收,没有拒收操作步骤:1。在表头签收日期处修改签收日期2.变更表头相应内容,如计费方式,托运单号,运费等信息,如果与签收不同步,可以进行多次变更3.在表体签收状态处修改为:全部签收4.在表体是否完成处修改为:完成修改后保存数据,签收结束第二种:部分签收,有拒收情况发货单变更操作步骤:1。在表头签收日期处修改签收日期2。变更表头相应内容,如计费方式,托运单号,运费等信息,如果与签收不同步,可以进行多次变更3.在表体签收状态处修改为:部分拒收4.在表体拒收数量处修改客户拒收数量4.如果是收到实物在表体收回数量处录入实际收到数量,如果未收到实物则不修改此项,待收到实物时再变更。5。在系统中填写退货单,退货分两种情况:第一种:实物已退回1.增加退货单,根据对应的发货单生成2.注意退货类型:应为A签收损失3.根据实际情况选择对应的仓库信息(如不合格品库,或其他仓库)4.根据实际拒收数量修改退货数量(负数表示),变更是否完成为完成5.保存,提交库管审核退货单,结束退货流程第二种:实物未退回,只是收到拒收通知1.增加退货单,根据对应的发货单生成2.注意退货类型:应为01签收损失 1.仓库选择12客户退货在途库2.根据实际拒收数量修改退货数量(负数表示)3.保存,并审核退货单。4.实物退回时,先变更发货单,表体项目:收回数量,如果退回数量小于拒收数量,则应同时变更损失数量,再变更是否完成为完成,同时填写其他出库单,把损失的数量做报损出库,出库类别为225销售退货损失,部门为:0403客户服务部_物流组,仓库为12客户退货在途库,在表体《原发货单号》处填写实际损失的发货单号5.将收到的货物部分,由客户服务部填写调拨单,调出仓库为12客户退货在途库,调入仓库为实际仓库,并在表体《原发货单号》处填写实际退货的发货单号,出入库类别为调拨出库和调拨入库收到货物的品种和数量,保存调拨单,库房收到货物后审核调拨单。4.3正常退货正常退货是指不是签收时造成损失的,手工填写退货单,不能根据发货单生成,退货类型选择:正常退货,仓库直接选择实际仓库,录入退货的品种和数量开票主要事项:如果是根据发货单生成的退货单,开具发票时系统会自动减少原发货单的可开票数量'